Em meio à pandemia, o home office é um desafio não só para os colaboradores, mas também para os gestores. Mais que nunca eles devem agir como líderes para manter suas equipes produtivas mesmo à distância, preservando o diálogo. Neste contexto, conduzir reuniões virtuais de forma adequada torna-se imprescindível. E por isto listamos algumas orientações que podem ajudar:
- Padronize a plataforma digital
Existem várias plataformas que possibilitam videochamadas em grupo, como por exemplo Zoom, Google Meet e Webex. Escolha a que mais se encaixa as suas necessidades, elegendo-a como principal canal de diálogo. Em seguida, informe sua decisão aos seus colaboradores, clientes e outros executivos, para que possam fazer o download do programa e abrir uma conta, caso necessário. E, para que tudo corra perfeitamente, lembre-se de divulgar para os participantes nossas dicas de participação em reuniões remotas!
- Estabeleça dias e horários fixos
Ainda não se sabe por quanto tempo o isolamento social será mantido. Então, reuniões frequentes já passaram a ser uma realidade. Defina dias e horários fixos para que todos possam se organizar da melhor forma para participar. Caso isto não seja possível, tente ao menos agendar estes encontros com antecedência.
- Faça uma pauta
O planejamento antecipado da reunião contribui para que ela seja realmente produtiva. Para não correr o risco de esquecer algo, liste tudo que deverá ser abordado, dividindo os temas em tópicos. É bom enviar a pauta com antecedência aos envolvidos, para que todos estejam cientes do que será tratado e para facilitar o engajamento na discussão.
- Prepare-se e certifique-se de que todos estão preparados
Uma reunião mal preparada faz as pessoas perderem rapidamente o interesse, gerando perda de tempo e de energia. Todos precisam estar cientes do assunto que será tratado para que estudem previamente a sua contribuição no cumprimento dos objetivos. Evite improvisos. Quando todos os participantes estão preparados o nível de discussão é outro e os resultados também.
- Seja objetivo
Em uma reunião virtual é mais fácil se distrair e acabar sendo prolixo. Preste atenção na maneira como você se comunica e tente expressar sua mensagem de forma assertiva. Evite fugir da pauta e estender o assunto mais do que o necessário, para que a conversa não fique desgastante e os participantes não se desconcentrem.
- Eleja um facilitador ou mantenha o controle
Em alguns casos, definir um facilitador pode impedir a confusão nas trocas de falas e restringir a discussão aos itens da pauta. Esta pessoa conduzirá com uma postura firme a reunião, repassando os assuntos da pauta, organizando a participação de todos e, se necessário, intercedendo para manter o foco e objetivo da conversa. Caso não tenha um facilitador definido, o gestor precisa fazer esse papel e manter o controle da conversa, evitando discussões calorosas e críticas indevidas.
- Não esqueça a ata
A ata registra com clareza as deliberações e decisões tomadas na reunião. É um documento essencial para que haja um alinhamento do que está sendo feito, as próximas ações necessárias, os responsáveis por essas tarefas e os prazos.
- Seja um líder
Não esqueça que existem colaboradores e clientes que se inspiram e confiam em você. Aja com liderança, cuidando de sua imagem, comunicando-se de forma equilibrada e dando o suporte necessário à sua equipe. Seja sincero sobre o contexto e as demandas da empresa, mas evite um tom alarmista.
