Com a pandemia, o home office se firma como modelo de trabalho até mesmo para aqueles que nunca trabalharam à distância. E para manter um bom desempenho, a comunicação e o bem de todos, nada melhor que reuniões remotas. Para quem não tem o costume de participar deste tipo de encontro, reunimos aqui algumas dicas:
- Agende com antecedência:
Avisados com antecedência, os profissionais que hoje dividem seu tempo entre trabalho remoto, tarefas domésticas e cuidados com os filhos estarão bem organizados e preparados para participar. Lembre-se, a produtividade está em jogo e o planejamento é seu maior aliado.
- Escolha um local adequado:
Um ambiente organizado e limpo, bem iluminado, de preferência com fundo neutro, reflete o seu profissionalismo. Não se esqueça de avisar às pessoas que vivem com você que estará em reunião, evitando barulho e circulação no ambiente, que podem causar distrações e expor a privacidade de sua família.
- Sua aparência faz diferença:
É importante manter uma aparência asseada e profissional. Vários estudos apontam que se arrumar para trabalhar, mesmo de casa, influencia nosso comportamento e estimula nossa capacidade de focar e produzir. E lembre-se que você não estará sozinho. Os outros participantes não querem lhe ver de pijamas…
- Verifique os recursos necessários:
É fundamental verificar se câmera, microfone, áudio e conexão com a internet estão funcionando bem. Busque se familiarizar com a plataforma que será utilizada, já que cada uma funciona de um jeito. Se for preciso fazer uma apresentação durante a reunião, separe antes o material para evitar espera e perda de tempo na procura de um arquivo específico.
- Respeite os horários combinados:
Seja pontual, cumprindo os horários estipulados de início e término da reunião.
- Use a webcam de forma correta:
Manter a câmera aberta durante a reunião aumenta a efetividade de sua comunicação. Atente-se à iluminação do ambiente e ao enquadramento, para que os participantes consigam ver claramente suas expressões faciais. Comporte-se como se estivesse em uma reunião presencial. E fique sempre alerta, pois é fácil esquecer que estamos sendo observados.
- Habilite seu microfone apenas se for falar:
Manter o microfone mudo ajuda a minimizar os ruídos do ambiente e evita interferências sonoras inesperadas.
- Respeite a fala das pessoas:
Evite interromper ou falar por cima das pessoas. Isto atrapalha a linha de pensamento e dificulta a compreensão do que está sendo dito. Caso queira se posicionar, levante a mão e espere que a palavra seja passada a você. Se houver um mediador, peça a palavra através do chat. Discussões paralelas podem resultar em perda de tempo, atrasos e perda de foco.
- Cuidado com o multitasking:
Para não se distrair com outras questões, concentre-se, feche as outras janelas do computador e silencie o telefone. Lembre-se que você está sempre em evidência em frente à câmera. Sua falta de atenção pode resultar em gafes, como fazer perguntas repetidas, perder informações importantes ou não saber opinar quando for perguntado sobre algo…
- O chat é seu aliado:
O chat pode ser um recurso muito útil para compartilhamento de referências, links e estudos durante a reunião. Além disso, pode ser utilizado como uma forma educada de fazer perguntas ou comentários enquanto outras pessoas estão falando, demonstrando que você está presente e não quer interromper a conversa em andamento.
- Distrações espontâneas acontecem:
Não se preocupe ou fique constrangido caso a campainha toque ou suas crianças e animais de estimação apareçam de repente. Distrações inesperadas são bastante aceitáveis para quem trabalha em home office. Aproveite estes momentos para sorrir e melhorar o clima do time.
- Seja mais tolerante:
No caso de interrupções por problemas de conexão ou ruídos, mantenha a calma, seja compreensivo e, se possível, ofereça auxílio. Lembre-se que esta é uma nova realidade para a maioria das pessoas e que há uma curva de aprendizagem para o trabalho à distância e reuniões remotas. Permita-se rir, tenha paciência e seja solidário!
