Já planejou o calendário de eventos corporativos do próximo ano?

O calendário de eventos corporativos é estratégico para as ações de marketing e comunicação da empresa. Com ele você conseguirá planejar essas datas com mais tranquilidade e precisão. Essa organização, que costuma ser feita anualmente, permite o levantamento dos recursos necessários, sejam eles financeiros, físicos ou profissionais, e contribui para o alcance de bons resultados. Quer saber como planejar um calendário de eventos eficiente? Então, continue a leitura e veja as dicas deste texto!

A importância do calendário de eventos corporativos

Há empresas que realizam diversos eventos ao longo do ano e é importante ter um calendário para manter o controle de todos eles. Se essa for a sua realidade, a ferramenta será positiva para:
  • definição do orçamento para a estratégia de eventos;
  • análise das melhores datas de acordo com o perfil do evento;
  • maior participação e engajamento do público.
O calendário de eventos deve apresentar todas as ações que serão organizadas pela companhia, tais como festas de aniversariantes, treinamentos, workshops, feiras etc. A atitude facilita a o planejamento das ações, reserva de datas, a seleção de fornecedores, entre outras etapas estratégicas. A demanda de eventos pode ser alta e, nesse caso, contar com uma agência parceira resultará em economia de tempo e budget. Esse fornecedor poderá ficar responsável, por exemplo, pela elaboração de orçamentos, levantamento dos melhores espaços, seleção dos melhores fornecedores etc.

Como montar o calendário de eventos

Além de entender a relevância do calendário de eventos corporativos é necessário saber como montá-lo corretamente. Veja abaixo algumas dicas!

Defina as datas importantes para a empresa

No caso dos eventos internos, algumas datas fazem parte da cultura da empresa e são esperadas pelos colaboradores. Por isso, se há a tradição de realizar festas de aniversariantes do mês, confraternização de fim de ano, entre outras datas comemorativas, é fundamental incluí-las no calendário. Também pode haver outros momentos que merecem um evento especial, como o aniversário de 10 anos da empresa. Além disso, não deixe de incluir eventos de negócios, feiras, convenções e outras ocasiões importantes para o setor.

Planeje ações de treinamentos e workshops

Muitas companhias organizam encontros frequentes para atualização profissional e motivação do time. Além de criar um evento atrativo, você precisará escolher datas estratégicas para garantir o engajamento do público. É importante conversar com gestores e com a equipe de RH para alinhar ações de workshops, treinamentos e palestras. Assim, será possível analisar as melhores datas e evitar conflito de eventos. Esses encontros costumam demandar ações de comunicação para divulgação, contratação de fornecedores para alimentação, decoração e fotografia, seleção de brindes, entre outras etapas. Sendo assim, é recomendado defini-los com antecedência.

Escolha um formato para o calendário

Você pode montar o calendário de eventos corporativos em uma planilha do Excel ou sistemas de agenda. O documento deve apresentar a data prevista para o evento, o tipo de atividade (festa, palestra, evento interno etc), o objetivo, o público-alvo, o responsável, entre outras informações que considerar relevantes. Dessa forma, você conseguirá visualizar todos os eventos do ano com mais clareza, evitando dias perto de feriados ou eventos em datas próximas para o mesmo público. O calendário de eventos corporativos é uma ferramenta significativa no dia a dia dos profissionais de marketing e comunicação. Por isso, ele deve ser planejado com atenção para estar alinhado com o orçamento, com as necessidades e com os objetivos da companhia. Gostou dessas dicas para organização de eventos? Então, curta a nossa página no Facebook e acompanhe outros conteúdos!