Investir em eventos: como definir o budget ideal?

Um dos maiores desafios de quem trabalha com marketing é convencer o gestor da empresa a investir em eventos e aprovar o budget necessário para realizar o projeto ideal. O segredo para conquistar o sim dos gestores está no planejamento e na construção do projeto. Por isso, é essencial que você consiga defender o seu projeto do começo ao fim e que planeje cada etapa, evitando pedir um orçamento maior ou menor do que realmente precisar. Ficou curioso? Continue lendo e descubra como aprovar o budget ideal!

Qual a importância de investir em eventos?

As empresas já entendem o potencial dos eventos corporativos e passaram a incluir constantemente esse tipo de ação em suas estratégias de marketing. Os benefícios e os retornos de iniciativas como essa são variados: atração e fidelização de clientes, relacionamento com fornecedores e parceiros, treinamento e engajamento de equipes, entre outros. Os eventos corporativos podem, ainda, servir tanto para ações internas quanto externas e são excelentes oportunidades de fortalecer a marca e a cultura organizacional. Nessas ocasiões, a empresa pode oferecer uma experiência para seus convidados, deixando-os ainda mais próximos e engajados com a marca.

Qual a melhor maneira de definir o budget ideal?

Definir o orçamento ideal nunca é tarefa fácil. Ter dinheiro a mais ou a menos nunca é positivo para uma estratégia de marketing. Se sobrar, quer dizer que, além de ter errado no planejamento, você pode ter deixado algum outro projeto sem a verba necessária para ser realizado. Já no caso contrário, se faltar dinheiro no seu orçamento, pode ser ainda mais grave. Você corre o risco de não conseguir realizar o projeto como planejado, impactando diretamente na qualidade do evento e na experiência que os convidados terão. Alguns passos podem te ajudar a evitar erros na definição do orçamento.

Defina o valor inicial ou margem

Inicialmente, é essencial que você tenha uma ideia de quanto quer e pode investir. Tenha esse valor em mente como ponto de início no seu planejamento. Saber os limites do seu projeto ajudará você a fazer os orçamentos iniciais e a garantir a execução de tudo o que foi planejado.

Pesquise por fornecedores

O segredo para pagar pouco é ter bons fornecedores. A solução para isso é pesquisar, procurar e negociar. Não feche logo com o primeiro fornecedor que encontrar. É importante buscar esses parceiros com bastante antecedência, para que o tempo não influencie no preço dos seus pedidos.

Faça um checklist

O checklist evita que você esqueça de realizar coisas importantes, desde fechar com fornecedores até programar pequenos lembretes de datas de entrega ou horários de reuniões. Crie o hábito de fazer diariamente uma lista do que você precisa fechar no dia para garantir que seu evento aconteça. Com algumas dicas e bastante organização, é possível planejar e definir o quanto investir em eventos sem ter nenhuma dificuldade. Com o budget ideal ficará fácil convencer os gestores da sua empresa a aprovarem a verba. A Dinâmica Produções pode te acompanhar em todo esse processo, para que tudo corra da forma mais objetiva e prazerosa possível. Entre em contato com a gente para planejar o próximo evento da sua empresa!