Descubra agora: como escolher os melhores fornecedores para eventos

Se você já trabalhou no setor de marketing, de comunicação ou de recursos humanos de uma empresa, certamente participou da organização de diversos eventos corporativos. Muitos deles podem ser considerados um sucesso, mas há aqueles que nos colocam diante de um verdadeiro caos, não é mesmo? Tudo isso pode ter uma origem: a escolha de fornecedores para eventos.

Não se engane: o desafio da organização de um evento deve ser superado por gente que conhece o negócio, pois há uma série de pontos que devem ser considerados ao lidar com diferentes fornecedores e estratégias de conquista do público. Mas existem regras simples que podem ser seguidas para a contratação segura das melhores empresas do mercado. Vamos conhecer algumas delas?

Pesquisar em sites de eventos corporativos

O primeiro passo pode estar ao alcance dos seus dedos: faça uma busca na internet pelas empresas especializadas em eventos corporativos. Procure por aquelas que estejam bem posicionadas nos buscadores. Esse é um indicativo de que essas companhias sabem o que devem fazer para aparecer para você, então talvez tenham know-how para lidar também com seu público, certo?

Dê uma boa analisada nas informações sobre eventos promovidos anteriormente pelas empresas pesquisadas e verifique pontos importantes, como:

confiabilidade;
durabilidade do negócio;
suporte;
tempo de espera para o atendimento;
valores.

Buscar referências

Em sua pesquisa prévia, você certamente já conseguiu afunilar os resultados, listando as empresas que mais chamaram a sua atenção. Agora, é um bom momento de acionar a sua rede de relacionamentos e buscar referências mais concretas sobre elas. Afinal, toda boa empresa tem clientes satisfeitos, e a maior prova disso é que eles ofereçam boas referências sobre seus parceiros.

Fazer vários orçamentos

Essa, provavelmente, é uma regra em sua empresa, não somente para a busca de fornecedores para eventos, mas para todas as contratações. Portanto, escolha pelo menos três empresas e faça uma cotação para o seu evento. Compare as informações e veja quais delas atendem aos critérios que você mesmo estabeleceu para a contratação.

Ter certeza do que será entregue pelo parceiro

Para terminar, você deve fazer uma análise mais crítica, para além dos valores apresentados, a fim de garantir que os serviços oferecidos vão atender ao que você deseja para seu evento. Isso significa que você deve pedir ao fornecedor um projeto com detalhes sobre o que vai receber caso feche negócio com ele. Essa lista pode conter:

os itens específicos que serão fornecidos, com a quantidade de cada um;
o cronograma de entrega de cada etapa do trabalho a ser executado até a data do evento;
preços detalhados;
desenhos técnicos, se for o caso, e informações sobre equipamentos fornecidos.

Bons fornecedores para eventos devem atender aos critérios que mostramos neste artigo para entregar um trabalho que corresponda às suas expectativas e que faça com que seu público saia do evento considerando-o um sucesso. Por isso a importância de contar com a expertise de uma agência parceira.