Planejamento de eventos: como garantir uma produção sem falhas

O planejamento de eventos é essencial para garantir que a ação atinja o objetivo esperado e ofereça uma boa experiência aos participantes.

São diversas etapas e detalhes que podem deixar até os profissionais de marketing mais experientes enlouquecidos. Por isso, é recomendado contar com agências e profissionais especializados para organizar o evento, evitar imprevistos e assegurar que tudo saia conforme o esperado.

Além disso, há alguns procedimentos que não podem ficar de fora. Continue a leitura e saiba agora quais são eles!

Defina o budget

Um dos principais fatores no planejamento de eventos é a definição do budget. Nessa etapa você deve considerar os custos de todos os elementos necessários para a realização do projeto, tais como valores com estrutura física, equipe, logística, mídias etc. Outra dica é deixar uma margem para imprevistos — lembre-se de que eles podem ocorrer em qualquer tipo de evento.

É importante, ainda, acompanhar atentamente a execução para que os valores contratados estejam de acordo com o budget planejado. Do contrário, pode haver surpresas desagradáveis no relatório final.

Estabeleça os objetivos

Independentemente do tamanho ou estilo do seu evento, é fundamental estabelecer quais são os objetivos, além de conhecer o perfil do público-alvo.

Ao ter clareza sobre esses dados, você conseguirá tomar decisões mais estratégicas para garantir o sucesso do evento. Além disso, é preciso considerar os diferenciais dele e quais itens e ações podem torná-lo mais atrativo e surpreendente.

Monte um cronograma

A montagem do cronograma é mais um fator essencial no planejamento de eventos. Dessa forma, você poderá acompanhar com mais precisão a realização de cada etapa, o que ajuda a minimizar erros e atrasos.

As atividades relacionadas à produção de um evento são diversas, e confiar apenas na memória pode fazer com que algum item passe despercebido. Já pensou comprar brindes para o seu evento e descobrir um dia antes que a entrega está atrasada? Uma situação complicada, não é mesmo? Ao montar um check list das atividades, você poderá evitar problemas como esse.

O cronograma deve apresentar prazos para a realização de cada tarefa, incluindo pré e pós-evento, nomes dos responsáveis, telefone, entre outros dados.

Escolha os fornecedores com atenção

Por fim, mais um ponto importante é a escolha dos fornecedores. Como você sabe, a realização de um evento envolve a atuação de diversos profissionais: há equipes de montagem e desmontagem, limpeza, recepcionistas, segurança, buffet, entre outros.

Os fornecedores devem ser contratados com atenção para que a produção ocorra sem falhas. Sendo assim, analise a qualidade do trabalho, a reputação da empresa, o prazo de entrega, a forma de pagamento etc.

Contratar uma agência de eventos é algo significativo, pois você contará com profissionais especializados para realizar as fases de planejamento e execução, bem como a seleção de outros fornecedores.

A organização de um evento envolve diversos detalhes, por isso, é essencial realizar um bom planejamento. Ter o apoio de profissionais experientes no mercado será positivo em todas as etapas e também para solucionar imprevistos, garantido o sucesso da ação.

Precisa de um fornecedor para organização e planejamento de eventos? A Dinâmica Produções pode ajudar você com isso. Acesse o site e conheça o nosso portfólio!